Uno de los temas que puede llegar a traer de cabeza a un autónomo o una pyme es lo relativo a la facturación. Pero teniendo claros algunos conceptos, este aspecto no tiene por qué llegar a convertirse en un problema.
Lo más importante en relación a las facturas es comprobar que todos los documentos emitidos contienen toda la información que legalmente se exige; y tener un control de las facturas pendientes y los próximos vencimientos, evitando así impagados y retrasos.
Con independencia de si se utiliza una herramienta integrada para hacer la factura online, o si se realizan a través de una hoja de cálculo, lo fundamental es que los aspectos que hemos comentado se cumplan siempre.
¿Cuáles son las herramientas que se pueden utilizar para facturar?
Los negocios suelen comenzar utilizando un editor de texto u hoja de cálculo para crear sus facturas, pero lo cierto es que esta es una solución que conlleva mucho tiempo, por lo que esto no resulta muy eficiente.
Además el resultado no es el más estético, por lo que de alguna manera, al hacer las facturas de esta forma se puede perjudicar en cierta forma a la imagen de la marca.
Es mejor utilizar una plataforma online con plantillas diferentes, para emitir facturas más profesionales. Incluso los negocios más pequeños deben cuidar que las facturas resulten elegantes.
Otra opción es contratar un software de contabilidad integral, en caso de que el negocio tenga un cierto volumen y por ello requiera funcionalidades más completas.
¿Cómo se pueden controlar las facturas pendientes?
Tal como hemos comentado ya, resulta indispensable tener bajo control lo que se debe a los clientes, para evitar el riesgo de impago y planificar los cobros.
Pues bien, para conseguir esto en primer lugar es necesario controlar los cobros, ya sean en metálico, como en el banco, por tarjeta, etc., con una frecuencia prácticamente diaria. De este modo se puede saber cuáles son las facturas que se han cobrado, y las que no.
Por otro lado hay que organizar las facturas por vencimientos, lo que permite por ejemplo hacer una llamada al cliente para hacerle un recordatorio días antes de que venza la factura (sobre todo cuando se trata de personas que se suelen retrasar).
De ahí la importancia de que las facturas contengan las fechas correctas de vencimiento; es decir, que correspondan a las condiciones de pago que se han pactado previamente con los clientes.
Una vez más, para realizar este seguimiento existen distintas posibilidades. Los negocios pequeños pueden decantarse por utilizar una hoja de cálculo, siempre y cuando no tengan un número muy alto de facturas.
En realidad lo más importante no es la herramienta que se utilice, sino el control que se realice sobre las facturas y sus cobros.
Aun así, es cierto que en el caso de las empresas más grandes, o con mayor volumen de facturación, es mejor utilizar un software de contabilidad siempre y cuando tengan que tratar una gran cantidad de datos.